Punch list: controlli finali dopo la consegna degli arredi per un negozio

Come abbiamo sottolineato più volte, quando si cura l’allestimento di un negozio è necessario coniugare diverse esigenze: quelle del committente, da un lato, e quelle della clientela, dall’altro. Il punto vendita deve infatti diventare espressione dell’identità del brand, rappresentarne il gusto e lo stile. E poi, in quanto strumento di comunicazione, deve essere in grado di trasmettere un messaggio al potenziale cliente e di attirarlo all’interno.

Un negozio ben progettato risponde a precisi ideali estetici, ma anche a requisiti di funzionalità e praticità. Deve garantire un’esperienza d’acquisto piacevole e soddisfacente, ma anche agevolare il lavoro del personale che lo gestisce.

Non è semplice mettere insieme tutti questi presupposti; ecco perché, quando si arreda un negozio è opportuno affidarsi a un professionista esperto in forniture per il settore Retail in grado di portare a termine tutte le fasi della ristrutturazione e di vigilare sull’allestimento. Che sia quindi consapevole anche di quali controlli finali fare dopo la consegna degli arredi per un negozio. Approfondiamo l’argomento nei prossimi paragrafi.

Punch list della consegna degli arredi per Retail

Sono tante le cose da verificare una volta consegnati e assemblati gli arredi di un negozio. È necessario l’intervento di un occhio esperto che abbia cura dei dettagli e sappia su quali elementi rivolgere l’attenzione. L’idea di stilare un breve elenco di suggerimenti rivolti a retailer e neo progettisti nasce proprio per questo motivo, per fornire dei concetti generali utili a guidarli in questa fase delicata del loro lavoro.

Cosa fare se un mobile è difettoso?

Partiamo da un tasto particolarmente dolente, un incidente che può capitare persino quando ogni fase dell’allestimento è stata pianificata a dovere. Come ci si deve comportare nel caso in cui venga recapitato al negozio un arredo o un complemento che risulta difettoso? A questo proposito, la legge prevede tre diverse forme di garanzia a tutela dell’acquirente.

Innanzitutto, per il Codice Civile esiste una garanzia generale, che è quella che il venditore del mobile deve dare, ossia che il prodotto non presenti alcun difetto che possa comprometterne l’utilizzo o ridurne il valore. Nel caso in cui, però, il mobile sia difettoso, l’acquirente può intervenire richiedendo o che venga ridotto il prezzo dell’oggetto oppure che il contratto con il venditore venga annullato (e il prodotto restituito). 

Vi è poi la garanzia del consumatore, prevista dal Codice del Consumo. Secondo tale garanzia, il venditore è responsabile per i difetti che il prodotto presenta una volta consegnato. Il compratore può, però, chiedere che il mobile venga riparato o sostituito gratuitamente, che il suo costo venga ridotto oppure di restituire il prodotto e ricevere indietro la somma versata per acquistarlo. Il compratore ha due mesi di tempo dalla consegna del mobile per esercitare il suo diritto di garanzia. Inoltre, se il difetto compare entro i sei mesi dalla consegna viene considerato sussistente e non causato da una negligenza dell’acquirente.

Infine, il terzo tipo di garanzia previsto dalla legge viene definito convenzionale, che è quella che viene fornita dal produttore del mobile e alla quale questo deve quindi attenersi. 

Cosa controllare alla consegna dei mobili in negozio

Volendo definire una punch list, proviamo a stilare un elenco di cose che un buon progettista (o il project manager che presiede in cantiere) deve controllare non appena mobili e complementi d’arredo vengono recapitati dal venditore al negozio. Nessun dettaglio deve essere lasciato al caso, pena una resa finale non all’altezza delle aspettative. 

Facciamo quindi degli esempi.

• Se il progetto prevede che la finitura delle pareti sia di uno specifico Pantone, occorre controllare che sia stato usato effettivamente quel Pantone.
• È necessario verificare che i materiali usati e le finiture per tutti i componenti siano conformi agli accordi. Arredi, pavimenti, rivestimenti, eventuali tessuti, infissi e corpi illuminanti devono essere in linea con quanto previsto e concordato.
• L’illuminamento misurato in lux nelle aree di passaggio, sui prodotti esposti nel perimetro del negozio, sui prodotti esposti invece nella parte centrale del negozio o nelle vetrine deve raggiungere precisi valori minimi e, in alcuni casi, questi valori sono diversi per ciascuna area.
• Il colore e la resa cromatica della luce devono essere in linea con quelle previste.
• Arredi, accessori e materiali non devono essere difettosi, rovinati o graffiati.
• I prodotti devono essere puliti, in linea con quanto stabilito. Pertanto, chi si occupa del montaggio deve premurarsi di non lasciare residui di polvere, segatura, impronte sui soffitti, e così via.
• La carta da parati deve essere stata posata senza pieghe. 
• Occorre poi ricordarsi di controllare che le chiavi del negozio siano state restituite al proprietario o all’incaricato.

Come si compila una punch list?

Quando si redige un elenco di questo tipo, è buona norma avere una lista di domande pronte a cui rispondere rapidamente con un sì o con un no o con una breve nota. Trattandosi di un documento formale, la punch list va compilata in presenza del delegato del committente e del fornitore delle opere e/o degli arredi. Entrambe le parti devono poi sottoscriverla.
Se gli accordi presi sono stati pienamente rispettati e dunque ogni elemento rispecchia gli intenti iniziali, il lavoro può considerarsi concluso e consegnato a regola d’arte. 

Se, al contrario, è necessario apportare ulteriori modifiche, si stabilisce chi deve occuparsene e secondo quali tempi (informazioni che vengono indicate nel documento).
Dopodiché le parti in causa decidono quando reincontrarsi in cantiere per verificare che il lavoro, questa volta, sia stato eseguito a dovere. Se dopo il secondo controllo il risultato è in linea con gli intenti iniziali, il lavoro può definirsi concluso. Altrimenti, l’iter di verifica viene ripetuto e gli stessi interlocutori prendono accordi sulle modifiche da apportare e gli ulteriori passi da compiere. 

Consigli per una gestione più efficiente della punch list

Quando si lavora a progetti per il settore Retail, e in generale dell’edilizia, vi sono alcune considerazioni da fare e accorgimenti da prendere affinché una punch list venga gestita in modo più rapido e per far sì che le eventuali modifiche da apportare siano prossime allo zero. L’obiettivo è quello di accorciare i tempi dell’effettiva consegna del progetto mediante una gestione più efficiente di tutte le sue fasi.

Pianificare delle verifiche periodiche quando la lavorazione è ancora in corso aiuta a mantenere alto il livello delle prestazioni. Il monitoraggio costante di tutte le fasi evita soprattutto che la consegna risulti di qualità inferiore rispetto alle aspettative e che si debba poi procedere con modifiche e ulteriori controlli che ritarderebbero la conclusione definitiva del lavoro.

Sin dall’inizio dei lavori è bene coinvolgere tutti i membri del team, affinché il progetto venga condotto secondo quanto previsto e non si discosti dall’intento originario.

Per facilitare e automatizzare i controlli della punch list l’ideale sarebbe abbandonare le liste cartacee e adottare uno strumento che permetta a tutti i membri del team di accedere e gestire la lista dai propri device (smartphone, tablet e computer), in qualsiasi momento e da qualunque posto si trovino. Ad esempio, una tecnologia in cloud consente di monitorare più agevolmente lo stato dei lavori e ridurre i margini di errore, facilita le comunicazioni tra lo staff e, in generale, rende la gestione della punch list più rapida ed efficiente.

Un altro punto fondamentale per snellire e ottimizzare i processi è l’assegnazione chiara e netta dei ruoli. Una punch list compilata perfettamente non può funzionare se le persone coinvolte non sanno di cosa devono occuparsi. Pertanto, ogni membro del team deve essere perfettamente a conoscenza delle mansioni che dovrà svolgere e di quali attività o altre persone dovrà essere responsabile.

Infine, occorre reagire con flessibilità e professionalità anche quando occorre apportare numerose modifiche a un lavoro che si riteneva concluso. Sapersi adattare agli imprevisti e ai cambiamenti è un requisito fondamentale per portare a termine un progetto nel migliore dei modi e con la piena soddisfazione del committente.  

L’importanza di lavorare con un esperto di forniture per Retail

Da oltre vent’anni affianco architetti e progettisti alle prese con l’allestimento di negozi, strutture ricettive e locali per la ristorazione. Si tratta di progetti complessi, per i quali gli imprevisti possono capitare in qualsiasi momento. L’importante, però, è riuscire a gestirli e affrontarli. E il modo migliore per evitare i rischi è pianificare attentamente tutte le fasi del progetto, collaborare apertamente con ogni membro del team e fornire prodotti e soluzioni di alta qualità e dalle alte prestazioni. Il mio metodo di lavoro si basa proprio su questi principi.

Ho sempre lavorato perseguendo il preciso obiettivo di ottenere un risultato che fosse il più fedele possibile all’intento iniziale del progettista. Mi aiuta molto la collaborazione con aziende mandanti di livello, che mi hanno concesso l’esclusiva. Il mio ruolo, però, non si riduce alla fornitura dei materiali di arredo e design, ma è molto di più. Sono infatti chiamato a coniugare professionalità, arredi, metodo ed esigenze di comfort, sicurezza e praticità. Il tutto, nel pieno rispetto del budget e delle tempistiche stabilite dal committente.